RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DU CLUB DE BADMINTON DE HULL

TABLE DES MATIÈRES

Remarques

Dispositions générales

Membres

Assemblée générale annuelle

Assemblée générale extraordinaire

Conseil d'administration

Comités

Dispositions financières et légales

REMARQUES

Dans les présents règlements:

• le singulier comprend le pluriel et vice-versa;
• le masculin comprend le féminin et vice-versa à moins que le sens indique clairement qu'il ne peut logiquement en être autrement;
• lorsque les mots "doit" et "sera" sont utilisés, l'obligation est absolue, le mot "peut" conserve un sens facultatif.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1.-DÉFINITIONS

Pour l'interprétation des présents règlements, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les mots ou expressions qui suivent ont le sens et la signification qui leur sont attribués dans le présent Article :

a) Club: désigne le Club de badminton de Hull;

b) Membre: désigne une personne qui a payé sa cotisation au Club et qui a droit d'être convoquée à une assemblée générale des membres;

c) Membre privilégié: désigne une personne nommée par le conseil d'administration, qui n'a pas à payer de cotisation et qui a droit à tous les privilèges du membre. Le membre privilégié est nommé à vie en reconnaissance de son dévouement à la promotion et à la cause du badminton;

d) Membre d'office: désigne une personne nommée par le Service des loisirs de la ville de Gatineau pour siéger au conseil d'administration. Le membre d'office n'a pas droit de vote au conseil d'administration;

e) Assemblée générale: désigne toute assemblée à laquelle les membres du Club ont été convoqués conformément aux présents règlements;

f) Conseil d'administration: désigne l'ensemble des administrateurs élus par l'assemblée générale annuelle.

Article 2.-SIÈGE SOCIAL

Le siège social est établi à l'endroit désigné par le conseil d'administration.

Article 3.-BUT DU CLUB

Le but du Club est d'offrir une gamme d'activités reliées à la pratique du badminton.

Article 4.-AUTORITÉ

Les affaires du Club sont régies par l'assemblée générale et le conseil d'administration.

MEMBRES

Article 5.-ADHÉSION

Peut devenir membre du Club toute personne ayant au moins seize (16) ans.

Article 6.-PROCÉDURE D'ADHÉSION

Pour devenir membre du Club, une personne admissible selon l'Article 5 doit payer une cotisation dont le taux et les modalités de paiement sont déterminés par le conseil d'administration.

Article 7.-SUSPENSION ET EXPULSION

Tout membre dont la conduite et les activités sont jugées nuisibles au Club peut être suspendu ou expulsé par le conseil d'administration, et ce, sans remboursement de sa cotisation.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

Article 8.-COMPOSITION

Les membres du Club constituent l'assemblée générale annuelle.

Article 9.-ATTRIBUTIONS

L'assemblée générale annuelle est l'autorité suprême dans les affaires du Club et elle juge sans appel les questions en litige. Elle a le pouvoir:

a) de modifier les lettres patentes du Club;

b) de voter, modifier ou abroger les règlements généraux;

c) d'élire les membres du conseil d'administration;

d) d'adopter ou rejeter les rapports financiers;

e) d'adopter ou rejeter les rapports annuels;

f) de prendre toute décision qu'elle juge nécessaire pour permettre au Club d'atteindre son but.

Article 10.-AVIS DE CONVOCATION

L'assemblée générale annuelle est convoquée par le secrétaire au moyen d'un avis par courriel ainsi que d'une affiche installée sur le meuble du club dans le gymnase. Cet avis doit indiquer la date, l'heure, l'endroit et les sujets à l'ordre du jour.

Article 11.-DÉLAI DE CONVOCATION

L'avis de convocation de toute assemblée générale annuelle doit être affiché sur le meuble du club dans le gymnase au moins dix (10) jours avant la date de l'assemblée.

Article 12.-DATE

Les membres se réunissent en assemblée générale annuelle un jour du mois d'avril de chaque année, aux lieu et heure déterminés par le conseil d'administration.

Article 13.-QUORUM

Le quorum est constitué des membres présents.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Article 14.-COMPOSITION

L'Article 8 s'applique mutatis mutandis.

Article 15.-POUVOIRS

Lors de toute assemblée générale extraordinaire, les membres ne discutent que des sujets inscrits sur l'avis de convocation.

Article 16.-AVIS DE CONVOCATION

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le secrétaire du Club à la suite d'une décision prise en ce sens par le conseil d'administration ou sur requête signée par au moins 33% des membres du Club. La convocation se fera au moyen d'un avis affiché sur le meuble du club dans le gymnase, avis dans lequel le secrétaire du Club précisera la date, l'heure, l'endroit et les sujets à l'ordre du jour de l'assemblée.

Article 17.-DÉLAI DE CONVOCATION

L'avis de convocation de toute assemblée générale extraordinaire doit être affiché sur le meuble du club dans le gymnase au moins dix (10) jours avant la date de l'assemblée.

Article 18.-DATE

L'assemblée générale extraordinaire doit être convoquée dans les dix (10) jours suivant la réception d'une requête selon l'Article 16 des présents règlements.

Article 19.-QUORUM

L'Article 13 s'applique mutatis mutandis.

CONSEIL D'ADMINISTRATION

Article 20.-ÉLIGIBILITÉ

Tout membre est admissible à faire partie du conseil d'administration du Club sous réserve des conditions imposées par la loi.

Article 21.-COMPOSITION

Les affaires du Club sont administrées par un conseil d'administration composé de quatre (4) à huit (8) administrateurs. Le président et la majorité des membres du conseil d'administration doivent être résidents de la ville de Gatineau.

Article 22.-MODE D'ÉLECTION

L'assemblée générale annuelle nomme un (1) président d'élection. Les procédures d'élection sont établies par le président d'élection. On procède alors à l'élection des membres du conseil d'administration du Club.

Article 23.-DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat des administrateurs est d'une année, renouvelable, sans limites de renouvellement.

Article 24.-ATTRIBUTIONS

Le conseil d'administration exerce les pouvoirs suivants:

a) administrer les affaires du Club;

b) exécuter les décisions de l'assemblée générale;

c) former ou dissoudre les comités;

d) constater et remplir les vacances au sein du conseil d'administration;

e) déterminer les conditions d'adhésion des membres, comme prévu à l'Article 6 des présents règlements;

f) préparer les prévisions budgétaires annuelles et veiller à la bonne marche des finances;

g) exercer tout autre pouvoir prévu par les présents règlements;

h) voir au bon fonctionnement du Club.

Article 25.-FRÉQUENCE DES RÉUNIONS

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire.

Article 26.-QUORUM

La moitié (1/2) plus un du nombre des administrateurs en fonction doivent être présents lors d'une réunion du conseil d'administration pour pouvoir valablement délibérer.

Article 27.-DÉFINITION DES CHARGES

PRÉSIDENT

Le Président dirige les délibérations, maintient l'ordre et le décorum, reçoit les propositions et les soumet à l'assemblée, se prononce sur les questions de procédure; il appelle le vote et en proclame le résultat, signe les documents officiels et confirme les procès-verbaux des séances antérieures approuvés par l'assemblée. Il a droit de vote en tout temps en plus d'un droit de vote prépondérant en cas d'égalité des voix. Il est membre d'office des comités. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu'il exerce tous les devoirs qui pourraient, de temps à autre, lui être attribués. Il est le représentant officiel du Club de badminton de Hull.

• Élaboration du plan de travail pour l'année;
• établissement de l'horaire des réunions;
• Réservation des salles de réunion s'il y a lieu;
• Gestion de l'ordre du jour des réunions (déterminer le contenu de l'ordre du jour)
• Présidence des réunions du conseil d'administration, de l'assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales;
• Représentation du Club auprès des associations de badminton (ex.: ARBO)
• Coordination des activités du Club (faire un suivi auprès des responsables des responsables des différentes activités pour s'assurer que les activités ont lieu et se déroulent bien);
• Rédaction du bilan annuel des activités du Club;
• Signature des chèques émis par le Club (cosignataire avec le vice-président et le trésorier);
• Collaborer à la gestion financière et s'assurer de la saine gestion des fonds du Club;
• Signature et approbation finale des documents officiels du Club;
• Rédaction de correspondance;
• Signature et approbation finale de correspondance;
• Délégation ou retrait de tâches aux autres membres du Conseil d'administration (si nécessaire).

VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président possède les mêmes pouvoirs et exerce les mêmes prérogatives que le président lorsque ce dernier est absent ou est incapable d'agir.

• Soutien au président du Club (le remplacer en son absence);
• Représentation du Club auprès des associations de badminton (ex.: ARBO)
• Signature des chèques émis par le Club (cosignataire avec le président et le trésorier);
• Rédaction de correspondance;
• Signature de correspondance (cosignataire avec le président ou le secrétaire);
• Représentation du Club auprès de la ville de Gatineau et de Badminton Québec.

RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS (SECRÉTAIRE)

Le secrétaire rédige et signe les procès-verbaux des séances qu'il soumet ensuite à l'approbation de l'assemblée. Il doit préparer l'ordre du jour et communiquer aux membres les rapports des comités, les propositions et autres documents officiels dont il a la garde.

• Rédaction et mise à jour de la liste des membres du Conseil d'administration (nom, titre de poste au sein du Conseil, adresse postale, numéro(s) de téléphone, numéro(s) de télécopieur, adresse(s) de courrier électronique);
• Rédaction de l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration, de l'assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales;
• Convocation des membres du Club à l'assemblée générale annuelle et aux assemblées spéciales;
• Préparation des documents à distribuer lors des réunions du Conseil d'administration, de l'assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales;
• Rédaction des procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration, de l'assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales;
• Préparation de l'envoi annuel par courriel aux membres du Club (préparer la lettre et le formulaire d'inscription, préparer la documentation additionnelle);
• Rédaction des modifications aux règlements généraux du Club ainsi qu'au Protocole d'entente avec la Ville;
• Rédaction de correspondance;
• Conservation et mise à jour des archives du Club;
• Rédaction et mise à jour d'une liste des principaux contacts (clubs/associations de badminton, média) pour la promotion du Club et de ses activités (nom de l'organisme, personne-ressource, adresse postale, numéro(s) de téléphone, numéro(s) de télécopieur, adresse(s) de courrier électronique);
• Préparation d'un calendrier d'activités sommaire à faire parê®tre dans le guide "Culture et loisirs" de la Ville et procéder à l'envoi annuel par courriel aux anciens membres du Club;
• Promotion du Club et de ses activités auprès des membres du Club, des autres clubs et associations de badminton de la région ou de l'extérieur de la région, et des membres du public (communiquer avec les responsables de soirée et les membres, préparer et placer des affiches sur le meuble du Club, rédiger et distribuer des feuillets et/ou des formulaires, envoyer des courriers électroniques, envoyer des communiqués aux médias de la région);
• Entretien de la boîte de courriel du Club;
• Développement et mise en Å“uvre des moyens pour recueillir des commentaires et/ou suggestions de la part des membres du Club;
• Maintien de la visibilité du site WEB du Club auprès des membres du Club, des autres clubs ou associations de badminton, des médias et du public. Site WEB du Club (http://www.badmintonhull.ca);
• Renouvellement du domaine du Club annuellement;
• Recherche et mise en Å“uvre des moyens pour améliorer l'accès et la présentation des informations affichées sur le site;
• Affiche et mise à jour les informations générales sur le Club et ses activités (membres du CA, états financiers, procès-verbaux, calendrier des activités);
• Mise en évidence sur le site des activités spéciales à venir;
• Affiche des résultats des tournois du Club;
• Création et mise à jour des liens avec d'autres sites WEB reliés au badminton.

TRÉSORIER

Le trésorier tient la comptabilité et présente un rapport des finances lorsque nécessaire.

• Élaboration des prévisions budgétaires;
• Émission et signature des chèques du Club;
• Recueil des fonds (frais d'inscription, revenus des tournois, etc.);
• Dépôts et retraits bancaires;
• Gestion des chèques sans provision (chèques NSF);
• Gestion des investissements/placements du Club;
• Conservation de la documentation financière (factures et reçus, états de compte, etc.);
• Contrôle des produits et services (s'assurer que le Club reçoit les produits et services pour lesquels il paye);
• Inventaire du Club (rédiger et mettre à jour une liste du matériel et des équipements appartenant au Club avec mention du lieu où ils sont situés ou stockés);
• Préparation des rapports financiers du Club (bilan et état des résultats);
• Déclaration de revenus annuelle au gouvernement du Québec (inspecteur général des institutions financières).

REGISTRAIRE

• Responsable de coordonner les inscriptions et préinscriptions;
• Responsable des invités;
• Responsable de la mise à jour la liste des membres;
• Transmission de l'adresse courriel des nouveaux membres au responsable des communications;
• Remise de l'argent des inscriptions et des invités au trésorier.

DIRECTEURS

Les directeurs s'occupent entre autres choses de la supervision des tâches directement reliées à l'atteinte du but du Club (achat des fournitures de badminton (volants, filets, etc.) de t-shirts ou d'autres Article s promotionnels; organiser des tournois et des cliniques, activités sociales, etc.).

COMITÉS

Article 28.-NATURE DES COMITÉS

Les comités sont établis par le conseil d'administration dans le but d'assister les administrateurs dans leurs tâches.

Article 29.-DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat des comités est fixée par le conseil d'administration.

 

DISPOSITIONS FINANCIÈRES ET LÉGALES

Article 30.-EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier débute le premier (1) août et se termine le trente et un (31) juillet.

Article 31.-EFFETS BANCAIRES

Les effets bancaires seront tirés, acceptés ou endossés par deux (2) des trois (3) personnes dûment autorisées par résolution du conseil d'administration.

Article 32.-INSTITUTION FINANCIÈRE

Le conseil d'administration détermine, par résolution, le choix de l'institution financière avec laquelle le Club fera affaire.

Article 33.-COMPTABILISATION

Le Club doit posséder des livres comptables dans lesquels il sera possible de retrouver le relevé de toutes les transactions.

Article 34.-SANCTION ET MODIFICATIONS

Tout projet de modification aux présents règlements doit être déposé par écrit au moins quinze (15) jours avant la date d'une assemblée générale. Le secrétaire doit afficher, sur le meuble du club dans le gymnase, un avis de la proposition de modification au moins dix (10) jours avant la tenue d'une assemblée générale dûment convoquée dans le but d'approuver, de modifier ou de rejeter des projets de modification. Seuls peuvent être discutés et modifiés les Article s expressément indiqués dans l'avis.

Tout projet de modification est considéré comme accepté et entre en vigueur si les deux tiers (2/3) du nombre des membres présents à une assemblée générale l'approuvent lors d'un vote pris sur la question.

Article 35.-ENTRÉE EN VIGUEUR

Les présents règlements entrent en vigueur au moment de leur adoption.

Article 36.-PROCÉDURES

En cas d'absence de dispositions particulières pour certains points de procédure aux assemblées générales, du conseil d'administration et des comités, on se réfère au code de procédure "Morin" (Victor Morin, L.L.D. Procédure des assemblées délibérantes.).

Article 37.-DISSOLUTION

En cas de dissolution, le Club remettra ses biens à une corporation sans but lucratif exerçant des activités analogues.